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Zeit- und Projektmanagement

Von Rainer Lenz

Ich habe im Laufe meines Studiums bemerkt, dass es mir enorm schwer fällt, meine Aufgaben in den von mir gesetzten Zeiträumen zu erledigen. Wenn ich mir am Anfang des Monats vornahm, Essays und Hausarbeiten bis zum Ende des Monats fertigzustellen, gelang mir dies so gut wie nie. Ich schaffte es gerade so, sie bis zum Tag der Frist um Punkt Null Uhr abzugeben.

Mir war klar, dass dies so nicht weitergehen konnte. Zumal es mich den Bachelorabschluss kosten könnte und mir eine solche Arbeitsweise früher oder später sehr viel Stress im Berufsleben einbringen würde.

Ich habe mich nach dem Praxisseminar „Mit Hegel zu Daimler“ über Praktika, Werkstudenten-Jobs und die Anforderungen in verschiedenen Tätigkeitsfeldern informiert. Diese Recherche habe ich aus zwei Gründen betrieben.

Ich wollte anhand der für mich interessanten Stellenbeschreibungen herauszufinden, ob es eine Art Schnittmenge an Grundfähigkeiten gibt, die in fast jeder Ausschreibung enthalten sind. Im nächsten Schritt ging es mir darum, meine Interessenbereiche stärker einzugrenzen. Ich habe dabei nicht nach einem vorgefertigten Berufsfeld, wie „Museum“, „Unternehmensberatung“ oder „Politik“ gesucht, sondern mir eher überlegt, welche Arbeitsweise mir liegt und mit welchen Themen ich mich beschäftigen möchte.

Die Auswertung meiner Recherche hat ergeben, dass mir für die Tätigkeiten, die mich besonders interessieren, eine relevante Kompetenz fehlt: gutes Zeitmanagement. Daraufhin habe ich einen Workshop zum Zeit- und Projektmanagement an der Universität Stuttgart besucht.

Wie es bei den meisten Seminaren ist, die von Themen handeln von denen man sich nur schwer eingestehen möchte, dass man Aufholbedarf und vielleicht ein wenig Hilfe nötig hat, war ich leicht skeptisch. Zum ersten Termin ging ich mit der Einstellung: „Mal gucken, ob mir das etwas bringt, wahrscheinlich tut es das nicht, schaden kann es trotzdem nicht.“

Im Vergleich zu anderen Schlüsselqualifikationen an der Universität Stuttgart musste ich einen sehr hohen Aufwand für das Erhalten des Scheins betreiben. Doch dieser Aufwand hat sich bezahlt gemacht.

Die Teilnehmer mussten alle mindestens drei Tages-, Wochen- und Monatspläne erstellen, in denen sie ihren täglichen Umgang mit den in ihren Zeitplänen festgehaltenen Aufgaben und Zielen beschreiben und die Erfolge und/oder Misserfolge reflektieren sollten.

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In den Zeitplänen wurden diverse Lern- und Zielverfolgungsmethoden angewandt, wie zum Beispiel die ABC- Methode, zum Aussortieren von wichtigen und unwichtigen Aufgaben und der SMART-Methode, zum richtigen Formulieren und Einhalten der eigenen Ziele. Die Erfahrungen mit den einzelnen Methoden kann man dann auf neue Aufgaben übertragen.

Zum Schluss sollten die TeilnehmerInnen ein vierwöchiges Zeittagebuch führen, in dem sie den eigenen Umgang mit den neu erworbenen Hilfsmitteln notieren sollten. Das diente vor allem dazu, sich seiner eigenen Gewohnheiten bewusst zu werden und so genannte Zeitkiller zu entdecken. Für die Zukunft weiß ich, wie ich diese vermeiden kann.

Ich habe durch den Workshop deutlich die Zeit zum Erledigen einer Aufgabe reduziert. Ich habe gelernt, mir einen individuellen Plan zu erstellen, mit dessen Hilfe ich Aufgaben nicht mehr wie in früherem Maße vor mir herschiebe. Meine Arbeitsweise ist jetzt deutlich strukturierter und das macht es auch für andere leichter, mich zu verstehen.

Dies sind neue, für mich extrem wichtige Fähigkeiten, die ich in meinem späteren Beruf nicht missen möchte. Gerade in der Wissenschaft oder im Stiftungswesen sind Zeitmanagement sehr wichtig. Da man oft mit mehreren Projekten gleichzeitig beschäftigt ist, sollte es nicht an der eigenen Organisation liegen, dass der Zeitplan zu eng wird.

Wo andere vielleicht schnell in Stress geraten, weil sie nicht wissen, wie sie all die Arbeit und Informationen bewältigen sollen, kann ich neue Aufgaben nun differenzierter angehen: Ich verschaffe mir zunächst einen Überblick, mache dann einen Plan und arbeite diesen Stück für Stück ab.

Im Nachhinein kann ich sagen, dass der Workshop die Zeit und den Aufwand wert war. Er hat vieles einfacher gemacht und hilft in Zukunft dabei, nicht in Stress zu geraten.